Zakup serwera: oprogramowanie do poczty e-mail

W ramach usługi serwera można zazwyczaj tworzyć nieograniczoną liczbę kont poczty elektronicznej. Wybierając hosting należy jednak sprawdzić: czy i jakie oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail oferowane jest przez usługodawcę.

Obsługa poczty e-mail powinna być szybka, sprawna i intuicyjna. Dlatego zanim przedsiębiorca podejmie ostateczną decyzję, warto by skorzystał z okresu testowego, oferowanego przez większość hostingodawców (np. w serwisie nazwa.pl trwa on od 14 dni do 6 miesięcy). W tym czasie należy wnikliwie przeanalizować obsługę narzędzia do zarządzania pocztą elektroniczną. Najlepszym rozwiązaniem jest wykonanie w ramach usługi kilku mniej lub bardziej zawiłych akcji.

Oprócz intuicyjnego zarządzania zawartością, typu zapisywanie czy usuwanie maili, w programie powinna istnieć możliwość łatwego tworzenia nowych podfolderów. Dzięki temu użytkownik może podzielić wiadomości wg autorów, tematyki, czy daty nadejścia, co znacznie ułatwi poruszanie się wśród służbowej korespondencji. Programy pocztowe do obsługi firmowej poczty e-mail powinny także zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy. W Active.office oferowanym przez nazwa.pl oprócz standardowych narzędzi, znajdują się również rozbudowane: kalendarz i notatnik. Dzięki temu użytkownicy nie muszą używać osobnych aplikacji, które zawierałyby informacje o kontrahentach czy zaplanowanych zadaniach. Korzystając z kompleksowego narzędzia, które umożliwia ustawienie przypomnienia, przedsiębiorca może mieć pewność, że nie przegapi ustalonego terminu.
 
W przypadku programów do obsługi poczty istnieją opcje, będące szczególnie istotne dla użytkowników kont firmowych, np. autoresponder. Aplikacja ta automatycznie odpowiada ustaloną przez użytkownika treścią na nadesłane wiadomości. Jest to ważne np. podczas urlopów. Nadawcy świadomi są tego, jak długo lub z jakiego powodu muszą czekać na odpowiedź na swoją wiadomość. Przydatną opcją jest możliwość otrzymywania powiadomień SMS o nadejściu wiadomości e-mail. W niektórych programach (np. Active.office w serwisie nazwa.pl) istnieje możliwość określenia, odnośnie których wiadomości będą lub nie wysyłane powiadomienia SMS. Jest to możliwe poprzez dodanie adresów e-mail nadawców do określonych list. Często zdarza się, iż w związku z nieobecnością danej osoby, jego kompetencje w pewnym stopniu przekazywane są pod nadzór współpracownika. Nie inaczej może być w przypadku firmowej poczty. Warto sprawdzić, czy w narzędziu do obsługi poczty istnieje możliwość włączenia automatycznego przekierowywania nadchodzących wiadomości na inny adres e-mail.

Wybór serwera, którego usługodawca udostępnia kompleksowe narzędzie do zarządzania pocztą e-mail to oszczędność czasu. Nie trzeba bowiem korzystać z wielu osobnych aplikacji do organizacji pracy i kontaktów.

Alicja Marciniak
NetArt