Konta pocztowe na serwerze: na co zwrócić uwagę?

Poczta elektroniczna to obecnie jedno z głównych narzędzi komunikacji, z którego korzystają przedsiębiorstwa w kontaktach z klientami. Konta e-mail tworzone są w ramach firmowych serwerów, dlatego wybierając hosting koniecznie należy zwrócić uwagę na jego funkcjonalności związane z zarządzaniem i obsługą poczty internetowej pracowników.

Oto najważniejsze z nich:

- nielimitowana liczby niezależnych kont e-mail. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy pracownik i dział firmy może posiadać adres e-mail. Funkcjonalność ta ułatwia  zainteresowanym osobom skierowanie wszelkich zapytań bezpośrednio do odpowiedniej osoby, działu (np. dział marketingu, PR lub biuro obsługi klienta). Jednocześnie znacznie przyśpiesza proces kontaktu, przyczyniając się do tworzenia pozytywnego wizerunku firmy w oczach klientów oraz kontrahentów,

- nielimitowana liczba aliasów pocztowych. Alias pocztowy to alternatywny adres konta e-mail (inna nazwa tej samej skrzynki pocztowej). Często zdarza się, że firmy nie chcą ujawniać danych personalnych swoich pracowników i dlatego tworzą dla nich aliasy kont pocztowych. Przykładowo nazwa konta e-mail pracownika dostępna dla zatrudnionych w przedsiębiorstwie to jan.kowalski@firma.pl, a jego alias skierowany do odbiorców zewnętrznych to biuro@firma.pl W powyższym przypadku wszystkie wiadomości wysłane na adres biuro@firma.pl są dostarczane na  skrzynkę jan.kowalski@firma.pl,

- niezależne konta poczty elektronicznej o takiej samej nazwie w różnych domenach przypisanych do jednego serwera. Funkcjonalność ta daje możliwość prowadzenia wielu niezależnych przedsięwzięć biznesowych w ramach hostingu. To aspekt istotny w przypadku firm, które posiadają oddziały w kilku miejscowościach. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo ma siedziby w Warszawie i Radomiu, posiadając odpowiednio domeny www.twojafirma.waw.pl oraz www.twojafirma.radom.pl może dla każdego z nich, w ramach jednego serwera utworzyć konta e-mail w formie: biuro@twojafirma.waw.pl oraz biuro@twojafirma.radom.pl. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorstwo nie musi dzierżawić dwóch serwerów, a więc ogranicza koszty promocji w Sieci.

- zarządzanie pocztą e-mail. Programy pocztowe do obsługi firmowej poczty elektronicznej dołączane do hostingu, poza możliwością wysyłania, odbierania wiadomości, powinny zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Przykładowo, aplikacja Active.office oferowana przez nazwa.pl, oprócz standardowych narzędzi służących do obsługi wiadomości elektronicznych, zawiera także rozbudowane narzędzia, takie jak: organizer zadań, kalendarz i notatnik. Funkcjonalności te pozwalają m.in. na ustawianie powiadomień o najważniejszych wydarzeniach, nadawanie im priorytetów czy tworzenie listy zadań.

Daniel Kotyras
NetArt