Jakich informacji może udzielić BOK?

Jednym z najważniejszych aspektów profesjonalnego Biura Obsługi Klienta jest ochrona danych osobowych Klienta oraz przestrzeganie tajemnicy handlowej. Weryfikacja osoby kontaktującej się z BOK jest absolutną podstawą pracy konsultantów, którzy powinni być odpowiednio przeszkoleni w tym zakresie. Każdy pracownik BOK przed udzieleniem jakichkolwiek informacji, zobowiązany jest poprosić Klienta o podanie danych, które umożliwią jednoznaczną identyfikację.

Z Biurem Obsługi Klienta często kontaktują się Klienci, którzy nie pamiętają kiedy wygasa ważność usługi. Taka informacja mogłaby wydawać się mało istotna, jednak jeśli trafi w niepowołane ręce, niebezpieczeństwo przejęcia domeny jest bardzo wysokie.

Dlatego też Biuro Obsługi Klienta NetArt wprowadziło weryfikację Klientów poprzez kod autoryzujący dostępny w Panelu Klienta po zalogowaniu się. Kod autoryzujący jest przydatny zarówno podczas kontaktu telefonicznego jak i rozmowy poprzez Livechat. Na jego podstawie konsultant może przekazać szczegółowe informacje na temat usług znajdujących się na koncie oraz udzielić precyzyjnej pomocy w zakresie obsługi serwera, konfiguracji domeny czy wprowadzenia zmian na stronie WWW.

Z BOK można skontaktować się również drogą elektroniczną. Ważne, aby w tej sytuacji prowadzić korespondencję z kontaktowego adresu e-mail podanego na koncie, co umożliwi weryfikację osoby, która napisała e-mail. Jest to istotne szczególnie w przypadku konieczności wydania dyspozycji (np. zmiany danych w Panelu Klienta, loginu czy też wykonania kopii bezpieczeństwa).

Spełnienie warunków weryfikacji pozwala na uzyskanie szybkiej i fachowej pomocy, jednak trzeba liczyć się również z odmową w udzieleniu odpowiedzi na niektóre pytania. Wyjątkowej ochronie podlegają dane i informacje, niezwiązane z usługami przypisanymi do Klienta, który kontaktuje się z BOK. Między innymi są to dane Abonenta domeny, nie zawsze widoczne w ogólnodostępnych bazach WHOIS. W przypadku gdy Abonentem jest firma, dane są dostępne w każdej bazie (dla domen globalnych zarejestrowanych w NetArt istnieje możliwość ukrycia danych Abonenta) i wtedy też konsultant może przekazać informacje na temat nazwy i siedziby firmy.

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, dane osób fizycznych muszą być szczególnie chronione, co w przypadku domen polskich oznacza całkowitą niedostępność tych informacji w bazach WHOIS. Konsultant może przekazać Klientowi wszystkie dane Abonenta tylko w przypadku domen globalnych tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz adres e-mail, natomiast dla domen europejskich wyłącznie kontaktowy adres e-mail.

Dla każdego Biura Obsługi Klienta ochrona danych Klienta powinna być kwestią priorytetową, a  procedury związane z metodami weryfikacji Klientów stale doskonalone. Kontaktując się z BOK warto pamiętać, że konsultant nie chce utrudnić uzyskania informacji, jednak musi pamiętać o bezpieczeństwie przekazywanych danych.

Katarzyna Sekunda – Piszczek
NetArt