Profesjonalne Biuro Obsługi Klienta

Decydując się na zakup czegokolwiek, klient ma nadzieję, że nigdy nie będzie musiał korzystać z usług serwisu lub Biura Obsługi Klienta. Podobnie jest w przypadku korzystania z usług wirtualnych, takich jak: rejestracja domeny, zamawianie serwera lub Strony WWW. Zdarza się jednak, że dla zapewnienia sprawnego i zgodnego z oczekiwaniami klienta funkcjonowania usługi, kontakt taki jest nieunikniony. Wtedy dopiero usługobiorca w pełni przekonuje się o poziomie jakości obsługi wybranej firmy. Aby uniknąć przykrej niespodzianki, decydując się na usługodawcę należy mieć na uwadze, czy dysponuje on profesjonalnym Biurem Obsługi Klienta i wykwalifikowanymi konsultantami.

Podstawowym elementem, który może o tym świadczyć jest liczba kanałów komunikacji dostępnych dla klientów. Im jest ona większa tym uzyskanie pomocy jest łatwiejsze i wygodniejsze. Przykładowo w serwisie nazwa.pl są to: telefon, poczta e-mail, Livechat, poczta tradycyjna, fax oraz kontakt osobisty. Klient zawsze może wybrać, która forma kontaktu będzie dla niego w danej chwili najwygodniejsza i najszybsza.

Aby kontakt z BOK był sprawny, należy także zwrócić uwagę na godziny jego pracy. Wiele małych firm zapewnia pomoc jedynie w typowych godzinach pracy (np. 8:00 – 17:00). Tymczasem zdarza się, że potrzeba kontaktu pojawi się w innym czasie, dlatego też profesjonalne Biuro Obsługi Klienta powinno zapewniać pomoc od wczesnych godzin porannych do późnej nocy. Przykładowo w serwisie nazwa.pl pomoc konsultanta można uzyskać od godziny 6:00 do 22:00.

Ważny jest również szybki czas reakcji na zgłoszenie oraz odpowiednie podejście konsultanta do osoby szukającej pomocy. Aby przekonać się, jak te elementy wyglądają w rzeczywistości, warto wykorzystać okres testowy, w którym usługodawcy umożliwiają sprawdzenie usługi (np. serwera lub Strony WWW). Może on trwać nawet pół roku i być całkowicie bezpłatny, dlatego też zawsze warto z niego skorzystać, np. kontaktując się z BOK w celu uzyskania pomocy w konfiguracji usługi lub któregoś z narzędzi. Okres testowy pozwala nie tylko przekonać się o poziomie obsługi BOK w wybranej firmie, ale także obniżyć koszty np. w początkowym okresie funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Sebastian Pacanek
NetArt