Co wpływa na bezpieczeństwo poczty e-mail?

Poczta elektroniczna jest obecnie jedną z podstawowych form kontaktu na linii klient – firma. Pozwala na szybką komunikację, jednocześnie stwarzając możliwość przesyłania dokumentów w wersji elektronicznej. Jednak nie wszystkie skrzynki pocztowe są w takim samym stopniu bezpieczne. Nadal wiele przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z darmowych kont poczty elektronicznej w rozszerzeniach popularnych serwisów, choć są one dużo bardziej zawodne, aniżeli adresy w domenie firmy utrzymywane na serwerach przedsiębiorstwa.

Korzystanie przez firmę z darmowych kont poczty elektronicznej, utworzonych w popularnych serwisach internetowych, jest niezwykle ryzykowne. W regulaminach większość z nich widnieją adnotacje, mówiące o tym, iż dostawca bezpłatnego konta może bez uprzedzenia oraz na czas nieokreślony ograniczyć lub wyłączyć całkowicie dostęp do programu pocztowego bądź samej usługi. W niektórych regulaminach znaleźć można także zapisy mówiące o tym, iż świadczeniodawca może bez wcześniejszego informowania użytkownika, wykasować całą zawartość serwerów pocztowych. Przedsiębiorstwo, które nie posiadałoby kopii wykonanych we własnym zakresie, straciłoby nie tylko wiele dokumentów, informacji, ale także kontaktów. Niemożliwa byłaby wtedy realizacja zleceń przesłanych drogą elektroniczną, przez co firma mogłaby ponieść ogromne straty finansowe oraz wizerunkowe.

Dla przedsiębiorstw najlepszym wyjściem jest utworzenie kont e-mail w firmowej domenie, w ramach hostingu należącego do przedsiębiorstwa. Oznacza to, iż adresy będą zakończone adresem WWW przedsiębiorstwa (np. biuro@TwojaNazwa.pl), natomiast przechowywane oraz pobierane będą z firmowego serwera. Takie rozwiązanie jest korzystne nie tylko ze względów budowy marki, to również gwarancja bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji.

Umieszczając pocztę elektroniczną na serwerze firmowym, przedsiębiorca ma gwarancję, iż w przypadku wystąpienia jakichkolwiek komplikacji w funkcjonowaniu hostingu, wpływających na działanie kont e-mail, zostaną one natychmiast usunięte. Warto jednak wybierając serwer zwrócić uwagę, w jakim stopniu usługodawca zapewnia jego niezawodność (np. serwis nazwa.pl umieścił w regulaminach zapis, gwarantujący dostępność usługi na poziomie 99,9% w skali roku). Ponadto, w przypadku przechowywania korespondencji na serwerze, przedsiębiorstwo może być pewne, iż nie zostanie ona wykasowana. Większość hostingodawców wykonuje bowiem regularne backupy (czyli kopie bezpieczeństwa) wszystkich materiałów na serwerze. W związku z tym, istnieje możliwość przywrócenia zawartości konta pocztowego nie tylko w przypadku awarii usługi, ale także np. w momencie nieumyślnego usunięcia wiadomości czy kontaktu.

Firmy, chcąc mieć gwarancję bezpieczeństwa poczty elektronicznej nie powinny ryzykować, decydując się na pozorną oszczędność, jaką są darmowe konta. W rezultacie bowiem zestawienie strat z zaoszczędzoną kwotą może nie być korzystne.

NetArt